“Jeg plejede at komme drænet hjem efter dage med back-to-back-møder. Og jeg havde ikke overskud til andet end at ligge på sofaen.”
Sådan svarede lederen træt, da jeg spurgte til hendes arbejde før vores samarbejde. Altså før hun begyndte at udnytte den 70 år gamle lov til sin fordel.
Det skete ikke fra den ene dag til den anden. Men allerede efter min første workshop med hendes team oplevede hun et møde, hvor de:
“Nåede alle punkterne på dagsordenen, havde god tid til dem og var færdige 20 minutter før tid.”
Alligevel havde hun ikke taget loven rigtigt i brug endnu.
Heller ikke ugen efter, hvor et møde var afsat til halvanden time, men de nåede alt på 45 minutter og altså sluttede 50% før tid.
Lederen havde blot lavet små justeringer, der udfordrede de gamle mødevaner. Og hendes team havde fået en fælles respekt for, hvor meget man kan nå ved at tale mindre og skære fyldet væk.
Det var først senere, at hun for alvor tog loven til sig og frigav så meget tid, at hun med et stort smil kunne fortælle mig:
“Jeg har ikke haft back-to-back-møder i snart et år!”
Lederen kan man i øvrigt møde i min bog MØDELAGT.
Og den omtalte lov er selvfølgelig Parkinsons lov, som har været kendt verden over, siden historikeren Cyril N. Parkinson i 1955 skrev sit berømte essay i The Economist. Her formulerede han den nu klassiske sætning:
“Arbejdet udvides altid for at udfylde den tid, der er til rådighed.”
Hvis man for eksempel afsætter en uge til en opgave, der kunne klares på én dag, vil opgaven typisk udvide sig i kompleksitet og omfang, så den ender med at tage hele ugen. Det samme gælder for de fleste møder.
Du kan derfor udnytte Parkinsons lov og skabe mere plads i kalenderen (uden at gå på kompromis med resultaterne).
3 enkle greb til kortere og bedre møder:
1. Foreslå en prøveperiode med stærkt reduceret mødetid på udvalgte møder.
2. Sæt klare tidsrammer på hvert punkt på dagsordenen (hellere 10 minutter end et kvarter).
3. Sæt tid på delerunder (hellere 2 minutter end 5 minutter pr. person).
Forestil dig, at du kunne halvere mødetiden i alle dine interne møder. Hvilken værdi ville det have for din ledelse, din mentale energi og dit overskud?
Vi ved, at tid er penge.
Men det her handler om mere end effektivitet og besparelser. Det handler om kvalitet, om respektfuldt nærvær og om at skære fyldet fra, så vi kan fokusere på det, som virkelig er vigtigt.
Hvad er vigtigt for dig?
